Parcours certifiants avec certification bureautique

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Parcours Métier - Devenir Assistant•e de direction

  • 12 Jours
  • REF: METIER-ASSDIR
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Gérer efficacement son temps et son organisation

1. La relation au temps

  • Approche personnelle : perception du temps
  • Evaluation de son mode d'organisation
  • Temps professionnel, le temps personnel
  • Analyse des « voleurs de temps »
  • Action personnelle à mener

2. Les outils d'organisation du travail

  • Méthode ABC
  • Plan de travail
  • Outils d'organisation
  • Check list ou modes opératoires
  • Gestion de l'information

3. La relation avec les autres

  • Communication efficace
  • Gestion du téléphone, des réunions, des entretiens
  • Délégation
  • Démarche assertive

4. Le plan d'action individuel

  • Volonté de changer
  • Formulation d'objectifs réalisables
  • Plan d'action

Rédiger des écrits professionnels efficaces

1. Définir clairement le message essentiel

  • La règle du QQOQCP?(Qui ? Quand ? Où ? Quoi ? Comment ? Pourquoi ?)

2. Structurer les étapes du message

  • Les différentes formes de plans
  • Relier les arguments
  • Usage de la ponctuation

3. Prendre des notes

  • Développer l'écoute active en écrivant
  • Trier ses notes
  • Rédiger d'après ses notes

4. Adapter son style à la lecture de l'écrit et à son public

  • Les règles de base de l'écriture efficace : informer, convaincre
  • Enrichir ou épurer son style
  • Introduire et conclure un écrit
  • Les différents types d'écrits : compte-rendu, note, bilan,communiqué, courrier, courriel ...

5. Franchir rapidement l'obstacle de la page blanche

  • Libérer sa plume
  • Trouver le plaisir d'écrire

Outlook - Initiation

1. Présentation d'Outlook et principes d'utilisation

  • Présentation et découverte d'Outlook
  • Organisation de l'affichage des éléments à l'écran
  • Paramétrage des options de messagerie, des éléments supprimés et du calendrier

2. Personnalisation de l'environnement

  • La barre d'outil d'accès rapide, le ruban, les onglets, les groupes
  • Le menu Backstage (onglet Fichier)
  • Les onglets contextuels (images, tableaux, graphiques...)
  • Le lanceur de boite de dialogue
  • Prévisualiser les différents éléments à l'aide des "Peeks" (version 2013)

3. La messagerie Outlook

  • Présentation des différentes vues et du tri des messages
  • Création d'une signature automatique
  • Création et envoi des messages
  • Définition des options de distribution, pièces jointes, signature, importance, suivi
  • Utilisation des boutons de votes
  • Lire, répondre et transférer un message
  • Afficher l'aperçu et ouvrir des pièces jointes
  • Utilisation des brouillons

4. Classement du courrier dans Outlook

  • Gestion de dossiers de classement
  • Déplacement et copie des messages
  • Repérer les messages avec les catégories de couleurs
  • Suppression des messages
  • Utilisation de la corbeille

5. Carnet d'adresses des contacts Outlook

  • Création d'un contact depuis un message reçu
  • Création et gestion d'adresses
  • Création et gestion de listes de distribution
  • Écrire à des contacts ou à des listes de distribution
  • Afficher et imprimer son carnet d'adresses
  • Afficher toutes les informations de vos contacts à un seul endroit (version 2013)

6. L'essentiel du calendrier Outlook

  • Navigation dans le calendrier et modification de son affichage
  • Création d'un rendez-vous, le modifier, le déplacer, le supprimer
  • Création d'un rendez-vous ou un événement périodique
  • Gestion d'un calendrier périodique
  • Imprimer le calendrier
  • Programmer et répondre à une alarme

Word - Intermédiaire

1. Rappel sur les fonctionnalités de base

2. La mise en forme des paragraphes

  • Alignements des paragraphes
  • Mise en retrait du paragraphe
  • Interlignes et espacements des paragraphes
  • Listes à puces et listes numérotées à plusieurs niveaux

3. Les bordures et trames

  • Création de bordures au texte
  • Mise en place de bordure aux paragraphes
  • Ajout de bordure de page

4. Les tabulations

  • Les différents types de tabulation
  • Positionner des taquets de tabulation
  • Définition des points de suite

5. Les tableaux

  • Insérer ou dessiner un tableau
  • Largeur, hauteur et positionnement dans la page
  • Aligner des nombres, du texte verticalement ou horizontalement
  • Choisir des bordures à partir des différentes options

6. Les outils

  • La vérification de l'orthographe et la grammaire du texte
  • Le dictionnaire des synonymes
  • Utilisation des dictionnaires bilingues ou la traduction automatique
  • Rechercher et remplacer du texte dans un document
  • Insertion de la date et heure
  • Création et utilisation d'éléments réutilisables

7. La mise en page

  • Sélection ou définition des marges pour l'ensemble du document
  • Insertion de sauts de page automatiques et manuels
  • Création et modification des en-têtes et pieds de page
  • Insertion d'une numérotation automatique des pages
  • Mise en page dynamique (version 2013)

8. Les effets typographiques

  • Insertion de symboles, d'une page de garde
  • Utilisation des filigranes, des thèmes
  • Scinder le texte en colonnes
  • Insérer des images, les dessins, les cadres de texte
  • Liaison des cadres de texte
  • Habillage des objets, superposition des objets
  • Guide d'alignement (version 2013)
  • Zoom sur l'objet (version 2013)

9. Le publipostage

  • Créer et gérer un fichier d'adresses
  • Trier et/ou sélectionner les adresses par critères
  • Ajouter ou supprimer des champs et des enregistrements
  • Utiliser un tableau Excel ou un carnet d'adresses de messagerie comme source de données
  • Utiliser l'assistant fusion et publipostage pour créer les différents types de documents de fusion (lettres, étiquettes, enveloppes et répertoires)
  • Instructions de fusion, intégration d'éléments variables (champs)
  • Insertion conditionnelle de texte
  • Les différentes options de fusions
  • Fusion et publipostage au format Adobe PDF (version 2013)

Développer sa capacité de synthèse à l'oral et à l'écrit

1. Les caractéristiques communes à l'oral et à l'écrit

  • Le message essentiel
  • La capacité d'écoute
  • La prise de notes
  • L'outil de base : QQOQCP(Qui ? Quand ? Où ? Quoi ? Comment ? Pourquoi ?)
  • La capacité de synthèse

2. L'organisation des informations

  • La détermination de l'objectif
  • L'élaboration du plan
  • Les différents types de plans
  • Les liens logiques

3. La transmission de l'information à l'oral

  • La préparation du support
  • L'attitude assertive
  • Le travail de la voix
  • La gestuelle
  • La gestion des questions / réponses

4. La transmission de l'information à l'écrit

  • Les différents écrits professionnels et leurs spécificités :
    • La note
    • Le compte-rendu
    • La lettre
    • Le rapport
  • Les règles de syntaxe
  • La maîtrise du vocabulaire

 

Formations optionnelles pour optimiser votre parcours

Excel - Perfectionnement

Word - Perfectionnement

 

Ce parcours métier vous préparera au métier d'assistant•e de direction, des compétences fondamentales jusqu'à la parfaite maîtrise de votre attributions (une partie perfectionnement en bureautique est disponible en option)

Ce parcours s'adresse à toute personne souhaitant devenir Assistant•e de direction

– Méthode participative et active

– Mises en situation, jeux de rôles, vidéo

– Support de cours remis à chaque participant,  1 stylo et un bloc-notes par stagiaire

– FORMATEUR : formateur/consultant ayant une expérience significative en entreprise sur le métier concerné et expert en formation avec en moyenne 10 ans d’expérience

– Vidéoprojecteur et tableau blanc et/ou paperboard

– Feuille d’émargement à la demi-journée, questionnaire de satisfaction stagiaire, évaluations des acquis tout au long de la formation, attestation de stage

Dates

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PARIS - Paris (75)

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