Gérer efficacement son temps et son organisation

1. La relation au temps

• Approche personnelle : perception du temps
• Evaluation de son mode d'organisation
• Temps professionnel, le temps personnel
• Analyse des « voleurs de temps »
• Action personnelle à mener

2. Les outils d'organisation du travail

• Méthode ABC
• Plan de travail
• Outils d'organisation
• Check list ou modes opératoires
• Gestion de l'information

3. La relation avec les autres

• Communication efficace
• Gestion du téléphone, des réunions, des entretiens
• Délégation
• Démarche assertive

4. Le plan d'action individuel

• Volonté de changer
• Formulation d'objectifs réalisables
• Plan d'action

Rédiger des écrits professionnels efficaces

1. Définir clairement le message essentiel

• La règle du QQOQCP?(Qui ? Quand ? Où ? Quoi ? Comment ? Pourquoi ?)

2. Structurer les étapes du message

• Les différentes formes de plans
• Relier les arguments
• Usage de la ponctuation

3. Prendre des notes

• Développer l'écoute active en écrivant
• Trier ses notes
• Rédiger d'après ses notes

4. Adapter son style à la lecture de l'écrit et à son public

• Les règles de base de l'écriture efficace : informer, convaincre
• Enrichir ou épurer son style
• Introduire et conclure un écrit
• Les différents types d'écrits : compte-rendu, note, bilan,communiqué, courrier, courriel ...

5. Franchir rapidement l'obstacle de la page blanche

• Libérer sa plume
• Trouver le plaisir d'écrire

Outlook - Initiation

1. Présentation d'Outlook et principes d'utilisation

• Présentation et découverte d'Outlook
• Organisation de l'affichage des éléments à l'écran
• Paramétrage des options de messagerie, des éléments supprimés et du calendrier

2. Personnalisation de l'environnement

• La barre d'outil d'accès rapide, le ruban, les onglets, les groupes
• Le menu Backstage (onglet Fichier)
• Les onglets contextuels (images, tableaux, graphiques...)
• Le lanceur de boite de dialogue
• Prévisualiser les différents éléments à l'aide des "Peeks" (version 2013)

3. La messagerie Outlook

• Présentation des différentes vues et du tri des messages
• Création d'une signature automatique
• Création et envoi des messages
• Définition des options de distribution, pièces jointes, signature, importance, suivi
• Utilisation des boutons de votes
• Lire, répondre et transférer un message
• Afficher l'aperçu et ouvrir des pièces jointes
• Utilisation des brouillons

4. Classement du courrier dans Outlook

• Gestion de dossiers de classement
• Déplacement et copie des messages
• Repérer les messages avec les catégories de couleurs
• Suppression des messages
• Utilisation de la corbeille

5. Carnet d'adresses des contacts Outlook

• Création d'un contact depuis un message reçu
• Création et gestion d'adresses
• Création et gestion de listes de distribution
• Écrire à des contacts ou à des listes de distribution
• Afficher et imprimer son carnet d'adresses
• Afficher toutes les informations de vos contacts à un seul endroit (version 2013)

6. L'essentiel du calendrier Outlook

• Navigation dans le calendrier et modification de son affichage
• Création d'un rendez-vous, le modifier, le déplacer, le supprimer
• Création d'un rendez-vous ou un événement périodique
• Gestion d'un calendrier périodique
• Imprimer le calendrier
• Programmer et répondre à une alarme

Word - Intermédiaire

1. Rappel sur les fonctionnalités de base

2. La mise en forme des paragraphes

• Alignements des paragraphes
• Mise en retrait du paragraphe
• Interlignes et espacements des paragraphes
• Listes à puces et listes numérotées à plusieurs niveaux

3. Les bordures et trames

• Création de bordures au texte
• Mise en place de bordure aux paragraphes
• Ajout de bordure de page

4. Les tabulations

• Les différents types de tabulation
• Positionner des taquets de tabulation
• Définition des points de suite

5. Les tableaux

• Insérer ou dessiner un tableau
• Largeur, hauteur et positionnement dans la page
• Aligner des nombres, du texte verticalement ou horizontalement
• Choisir des bordures à partir des différentes options

6. Les outils

• La vérification de l'orthographe et la grammaire du texte
• Le dictionnaire des synonymes
• Utilisation des dictionnaires bilingues ou la traduction automatique
• Rechercher et remplacer du texte dans un document
• Insertion de la date et heure
• Création et utilisation d'éléments réutilisables

7. La mise en page

• Sélection ou définition des marges pour l'ensemble du document
• Insertion de sauts de page automatiques et manuels
• Création et modification des en-têtes et pieds de page
• Insertion d'une numérotation automatique des pages
• Mise en page dynamique (version 2013)

8. Les effets typographiques

• Insertion de symboles, d'une page de garde
• Utilisation des filigranes, des thèmes
• Scinder le texte en colonnes
• Insérer des images, les dessins, les cadres de texte
• Liaison des cadres de texte
• Habillage des objets, superposition des objets
• Guide d'alignement (version 2013)
• Zoom sur l'objet (version 2013)

9. Le publipostage

• Créer et gérer un fichier d'adresses
• Trier et/ou sélectionner les adresses par critères
• Ajouter ou supprimer des champs et des enregistrements
• Utiliser un tableau Excel ou un carnet d'adresses de messagerie comme source de données
• Utiliser l'assistant fusion et publipostage pour créer les différents types de documents de fusion (lettres, étiquettes, enveloppes et répertoires)
• Instructions de fusion, intégration d'éléments variables (champs)
• Insertion conditionnelle de texte
• Les différentes options de fusions
• Fusion et publipostage au format Adobe PDF (version 2013)

Développer sa capacité de synthèse à l'oral et à l'écrit

1. Les caractéristiques communes à l'oral et à l'écrit

• Le message essentiel
• La capacité d'écoute
• La prise de notes
• L'outil de base : QQOQCP(Qui ? Quand ? Où ? Quoi ? Comment ? Pourquoi ?)
• La capacité de synthèse

2. L'organisation des informations

• La détermination de l'objectif
• L'élaboration du plan
• Les différents types de plans
• Les liens logiques

3. La transmission de l'information à l'oral

• La préparation du support
• L'attitude assertive
• Le travail de la voix
• La gestuelle
• La gestion des questions / réponses

4. La transmission de l'information à l'écrit

• Les différents écrits professionnels et leurs spécificités :
  • La note
  • Le compte-rendu
  • La lettre
  • Le rapport
• Les règles de syntaxe
• La maîtrise du vocabulaire

Formations optionnelles pour optimiser votre parcours

Excel - Perfectionnement

Word - Perfectionnement