Gérer efficacement son temps et son organisation
1. La relation au temps
- Approche personnelle : perception du temps
- Evaluation de son mode d'organisation
- Temps professionnel, le temps personnel
- Analyse des « voleurs de temps »
- Action personnelle à mener
2. Les outils d'organisation du travail
- Méthode ABC
- Plan de travail
- Outils d'organisation
- Check list ou modes opératoires
- Gestion de l'information
3. La relation avec les autres
- Communication efficace
- Gestion du téléphone, des réunions, des entretiens
- Délégation
- Démarche assertive
4. Le plan d'action individuel
- Volonté de changer
- Formulation d'objectifs réalisables
- Plan d'action
Rédiger des écrits professionnels efficaces
1. Définir clairement le message essentiel
- La règle du QQOQCP?(Qui ? Quand ? Où ? Quoi ? Comment ? Pourquoi ?)
2. Structurer les étapes du message
- Les différentes formes de plans
- Relier les arguments
- Usage de la ponctuation
3. Prendre des notes
- Développer l'écoute active en écrivant
- Trier ses notes
- Rédiger d'après ses notes
4. Adapter son style à la lecture de l'écrit et à son public
- Les règles de base de l'écriture efficace : informer, convaincre
- Enrichir ou épurer son style
- Introduire et conclure un écrit
- Les différents types d'écrits : compte-rendu, note, bilan,communiqué, courrier, courriel ...
5. Franchir rapidement l'obstacle de la page blanche
- Libérer sa plume
- Trouver le plaisir d'écrire
Outlook - Initiation
1. Présentation d'Outlook et principes d'utilisation
- Présentation et découverte d'Outlook
- Organisation de l'affichage des éléments à l'écran
- Paramétrage des options de messagerie, des éléments supprimés et du calendrier
2. Personnalisation de l'environnement
- La barre d'outil d'accès rapide, le ruban, les onglets, les groupes
- Le menu Backstage (onglet Fichier)
- Les onglets contextuels (images, tableaux, graphiques...)
- Le lanceur de boite de dialogue
- Prévisualiser les différents éléments à l'aide des "Peeks" (version 2013)
3. La messagerie Outlook
- Présentation des différentes vues et du tri des messages
- Création d'une signature automatique
- Création et envoi des messages
- Définition des options de distribution, pièces jointes, signature, importance, suivi
- Utilisation des boutons de votes
- Lire, répondre et transférer un message
- Afficher l'aperçu et ouvrir des pièces jointes
- Utilisation des brouillons
4. Classement du courrier dans Outlook
- Gestion de dossiers de classement
- Déplacement et copie des messages
- Repérer les messages avec les catégories de couleurs
- Suppression des messages
- Utilisation de la corbeille
5. Carnet d'adresses des contacts Outlook
- Création d'un contact depuis un message reçu
- Création et gestion d'adresses
- Création et gestion de listes de distribution
- Écrire à des contacts ou à des listes de distribution
- Afficher et imprimer son carnet d'adresses
- Afficher toutes les informations de vos contacts à un seul endroit (version 2013)
6. L'essentiel du calendrier Outlook
- Navigation dans le calendrier et modification de son affichage
- Création d'un rendez-vous, le modifier, le déplacer, le supprimer
- Création d'un rendez-vous ou un événement périodique
- Gestion d'un calendrier périodique
- Imprimer le calendrier
- Programmer et répondre à une alarme
Word - Intermédiaire
1. Rappel sur les fonctionnalités de base
2. La mise en forme des paragraphes
- Alignements des paragraphes
- Mise en retrait du paragraphe
- Interlignes et espacements des paragraphes
- Listes à puces et listes numérotées à plusieurs niveaux
3. Les bordures et trames
- Création de bordures au texte
- Mise en place de bordure aux paragraphes
- Ajout de bordure de page
4. Les tabulations
- Les différents types de tabulation
- Positionner des taquets de tabulation
- Définition des points de suite
5. Les tableaux
- Insérer ou dessiner un tableau
- Largeur, hauteur et positionnement dans la page
- Aligner des nombres, du texte verticalement ou horizontalement
- Choisir des bordures à partir des différentes options
6. Les outils
- La vérification de l'orthographe et la grammaire du texte
- Le dictionnaire des synonymes
- Utilisation des dictionnaires bilingues ou la traduction automatique
- Rechercher et remplacer du texte dans un document
- Insertion de la date et heure
- Création et utilisation d'éléments réutilisables
7. La mise en page
- Sélection ou définition des marges pour l'ensemble du document
- Insertion de sauts de page automatiques et manuels
- Création et modification des en-têtes et pieds de page
- Insertion d'une numérotation automatique des pages
- Mise en page dynamique (version 2013)
8. Les effets typographiques
- Insertion de symboles, d'une page de garde
- Utilisation des filigranes, des thèmes
- Scinder le texte en colonnes
- Insérer des images, les dessins, les cadres de texte
- Liaison des cadres de texte
- Habillage des objets, superposition des objets
- Guide d'alignement (version 2013)
- Zoom sur l'objet (version 2013)
9. Le publipostage
- Créer et gérer un fichier d'adresses
- Trier et/ou sélectionner les adresses par critères
- Ajouter ou supprimer des champs et des enregistrements
- Utiliser un tableau Excel ou un carnet d'adresses de messagerie comme source de données
- Utiliser l'assistant fusion et publipostage pour créer les différents types de documents de fusion (lettres, étiquettes, enveloppes et répertoires)
- Instructions de fusion, intégration d'éléments variables (champs)
- Insertion conditionnelle de texte
- Les différentes options de fusions
- Fusion et publipostage au format Adobe PDF (version 2013)
Développer sa capacité de synthèse à l'oral et à l'écrit
1. Les caractéristiques communes à l'oral et à l'écrit
- Le message essentiel
- La capacité d'écoute
- La prise de notes
- L'outil de base : QQOQCP(Qui ? Quand ? Où ? Quoi ? Comment ? Pourquoi ?)
- La capacité de synthèse
2. L'organisation des informations
- La détermination de l'objectif
- L'élaboration du plan
- Les différents types de plans
- Les liens logiques
3. La transmission de l'information à l'oral
- La préparation du support
- L'attitude assertive
- Le travail de la voix
- La gestuelle
- La gestion des questions / réponses
4. La transmission de l'information à l'écrit
- Les différents écrits professionnels et leurs spécificités :
- La note
- Le compte-rendu
- La lettre
- Le rapport
- Les règles de syntaxe
- La maîtrise du vocabulaire
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